Política Habeas Data

I. Introducción

DataPublica S.A.S., con NIT 901.948.687-7, constituida en la ciudad de Pereira, Colombia, en adelante "La Empresa", en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

II. Identificación del Responsable del Tratamiento

III. Principios para el Tratamiento de Datos

El tratamiento de datos personales realizado por La Empresa se rige por los principios establecidos en la legislación colombiana:

• Legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
• Finalidad: Los datos serán recolectados para fines específicos, explícitos y legítimos relacionados con el objeto social de La Empresa.
• Libertad: El tratamiento solo se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular.
• Veracidad o calidad: La información tratada deberá ser veraz, completa, actualizada y comprobable.
• Transparencia: Se garantizará al titular el derecho a obtener información sobre el tratamiento de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento estará sujeto a los límites establecidos en la ley.
• Seguridad: La Empresa adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información.

IV. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales tratados por La Empresa podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:

1. Desarrollar actividades relacionadas con el objeto social de la empresa, incluyendo desarrollo de software, plataformas SaaS, soluciones tecnológicas y servicios de ingeniería de datos.
2. Gestionar relaciones comerciales, contractuales y administrativas con clientes, proveedores y aliados.
3. Gestionar procesos contables, tributarios y de facturación electrónica.
4. Prestar servicios de soporte técnico, atención al cliente y gestión de incidencias.
5. Administrar plataformas digitales, aplicaciones web o servicios tecnológicos operados por la empresa.
6. Enviar información comercial, promocional o publicitaria cuando el titular haya otorgado autorización.
7. Cumplir obligaciones legales, regulatorias o contractuales.
8. Garantizar la seguridad de las plataformas tecnológicas y prevenir fraudes o usos indebidos de los sistemas.

V. Datos Personales Tratados

La Empresa podrá tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

• Nombres y apellidos
• Número de identificación
• Correo electrónico
• Número telefónico
• Información laboral o empresarial
• Datos de facturación
• Información técnica de navegación en plataformas digitales
• Datos necesarios para la prestación de servicios tecnológicos

En ningún caso se realizará tratamiento de datos sensibles sin autorización expresa del titular.

VI. Datos de Menores de Edad

La Empresa no realiza de manera intencional tratamiento de datos personales de menores de edad; en caso de requerirse, el tratamiento se realizará únicamente con autorización expresa del representante legal del menor y en cumplimiento de la legislación vigente.

VII. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
3. Ser informados respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la autoridad competente por infracciones a la normativa de protección de datos.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios legales.

VIII. Procedimiento para Consultas

Los titulares podrán presentar consultas relacionadas con sus datos personales a través de los canales establecidos por la empresa.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

IX. Procedimiento para Reclamos

Los titulares podrán presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o eliminada.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

X. Tratamiento de Datos por Encargo

En determinados casos, DataPublica S.A.S. podrá actuar como Encargado del Tratamiento de datos personales por cuenta de sus clientes, especialmente cuando:

• Procese información cargada por usuarios en sus plataformas tecnológicas.
• Administre bases de datos pertenecientes a terceros.
• Preste servicios de análisis, procesamiento o automatización de información.

En estos casos, el cliente será considerado Responsable del Tratamiento y deberá garantizar que cuenta con las autorizaciones necesarias de los titulares de los datos. La Empresa tratará dicha información únicamente conforme a las instrucciones del responsable y a la normativa aplicable.

XI. Uso de Datos Provenientes de Fuentes Públicas

Algunos servicios tecnológicos ofrecidos por La Empresa pueden involucrar el procesamiento o análisis de información proveniente de fuentes públicas o de acceso público, tales como registros oficiales, bases de datos públicas, portales gubernamentales o información publicada de forma abierta en internet.

En estos casos:

• La Empresa actúa únicamente como proveedor tecnológico de herramientas de procesamiento o análisis de información.
• No garantiza la exactitud, actualización o integridad de la información obtenida de dichas fuentes.
• El usuario o cliente será responsable del uso que realice de la información obtenida a través de los servicios.

XII. Transmisión y Transferencia Internacional de Datos

Para la prestación de sus servicios tecnológicos, La Empresa puede utilizar infraestructura tecnológica o servicios de proveedores ubicados fuera de Colombia; en consecuencia, podrá realizar transmisión o transferencia internacional de datos personales a proveedores tecnológicos que cumplan estándares adecuados de seguridad y protección de la información. Estas transferencias se realizarán garantizando niveles adecuados de protección de datos y en cumplimiento de la legislación colombiana aplicable.

XIII. Seguridad de la Información

La Empresa adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra:

• Acceso no autorizado
• Pérdida de información
• Uso indebido
• Alteración o destrucción

Entre dichas medidas se incluyen:

• Cifrado de comunicaciones
• Controles de acceso
• Monitoreo de seguridad
• Políticas internas de protección de información

XIV. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación. Los datos personales serán conservados mientras exista relación contractual o legal que lo justifique.